Selbst für erfahrene Event-Manager gibt es bei Gala-Abenden spezielle Herausforderungen zu meistern: Bei der Einladung sollte man niemanden vergessen, der sich um die Firma verdient gemacht hat und es darf auch kein wichtiger Geschäftspartner und Politiker übersehen werden. Außerdem macht es sich meistens gut, viel Lokal-Prominenz einzuladen – um die Bedeutung der Firma für die Region zu demonstrieren. Je nach Unternehmenskultur liegen die Schwerpunkte anders: Feiert sich das Top-Management oder will der Patron ein rauschendes Fest geben?

In jedem Fall hilft eine Teilnehmermanagement-Software, die Aufgaben effizient und professionell abzuwickeln. Bei diesem Veranstaltungstyp kommt auch dem Table Seating eine besondere Aufgabe zu.

/// TEILNEHMERMANAGEMENT FÜR EINEN FESTAKT?

Auch für gestandene Event-Organisatoren sind Firmenjubiläen eine besondere Herausforderung. Im Jahr 2016 gab es im Münchner Raum zahlreiche Großereignisse dieser Art: Beispielsweise feierte der TÜV Süd sein 150-jähriges Bestehen. Und im selben Jahr und am gleichen Tag wurde auch die Firma Hamberger, bekannt für Parkettböden der Marke HARO, gegründet. Und nicht zu vergessen: 100 Jahre BMW und 60 Jahre Maschinenfabrik Weber. Der TÜV feierte im „Haus der Kunst“, BMW in der Allianz Arena und Hamberger beging eine ganze Festwoche mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten sowie Prominenz aus Politik und Wirtschaft.

Eine solche Häufung von Jubiläen ist auch Stress für die Politprominenz, wie für die Staatsministerin Ilse Aigner, die es sich nicht nehmen ließ, am selben Tag beim TÜV und bei Hamberger zu gratulieren.

Ein Teilnehmermanagement umfasst sämtliche Maßnahmen, die den Teilnehmer, Gast oder Besucher einer Veranstaltung betreffen. Die Bandbreite reicht von der Erhebung, Verwaltung und Auswertung der Teilnehmerdaten über die Kommunikation mit den Gästen bis hin zu Maßnahmen der Steuerung und Kontrolle von Hotelkontingenten, Catering und Shuttle Services. Die Aktivitäten im Teilnehmer- bzw. Gästemanagement als Teil des Eventmarketings beginnen erwartungsgemäß weit vor dem Termin der eigentlichen Veranstaltung. Typischerweise werden folgende Phasen eines Teilnehmer-Managements unterschieden:

• Phase 1: Festlegen des Teilnehmerkreises mit den Anmeldeoptionen
• Phase 2: Einladen und Anmelden der Teilnehmer
• Phase 3: Auswertung der Anmeldungen – die Teilnehmerlogistik beginnt
• Phase 4: Registration Desk und Einlasskontrolle
  
  

HAMBERGER
Gala-Abend und Mitarbeiterfest
Juni 2016

Einladungen an mehr als 2000 Gäste, online Registrierung mit Rahmenprogrammen, Transferorganisation und Hotelzuweisung.

/// WER WIRD ZUM FESTAKT EINGELADEN UND WELCHE ANMELDEOPTIONEN GIBT ES?

Bevor die ersten Maßnahmen nach außen hin sichtbar werden, gibt es jede Menge Arbeit in der Vorbereitung. Wesentlichster Bestandteil dieser Phase ist das Datenmanagement.

125 Jahre KPMG
Köln Arena ausverkauft
Mai 2015

Einladung, Registrierung, Hotelbuchung, Flug- Bahn- und Bustransfers für mehr als 10.000 Gäste mit HRG und coladaservices.

Um eine Liste möglicher Teilnehmer bzw. einzuladender Gäste anzulegen, muss der Teilnehmerkreis festgelegt werden. Wer darf und soll kommen? Bei einem Business Meeting ergibt sich der Teilnehmerkreis ganz automatisch. Aber wie groß ist der Kreis bei einer Betriebsfeier? Ausschließlich Kunden? Auch Lieferanten? Was ist mit den Mitarbeitern und ehemaligen Mitarbeitern? Ist mein Betrieb ein wichtiger Arbeitgeber in der Region und sollen daher Politiker sowie andere Lokalgrößen kommen?

Und schließlich müssen etliche Fragen geklärt werden, die einen wesentlichen Einfluss auf die Kosten haben werden: Welche Teilnehmer-Kategorie darf Begleitpersonen mitbringen – und wenn ja wie viele? Bei wem werden die Reise- und Hotelkosten übernommen? Wer muss am Flughafen oder Bahnhof abgeholt werden?
In jedem Fall werden am Ende verschiedene Teilnehmer-Kategorien definiert, welche  unterschiedliche Anmeldeformalitäten nach sich ziehen können. Mit Hilfe unserer Seera Teilnehmermanagement-Software lassen sich die Daten auf Dubletten überprüfen, Daten optimal selektieren und eindeutige Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Anmeldeoptionen bilden.

/// WANN IST DER BESTE ZEITPUNKT FÜR DEN VERSAND DER EINLADUNGEN?

Steht der Teilnehmerkreis fest, beginnt die Planung des Einladungsmanagements. Darunter sind sämtliche Maßnahmen zu verstehen, welche die Planung, Gestaltung und spätere Produktion sowie Koordinierung von Einladungen an potentielle Teilnehmer bzw. Gäste umfassen. Neben der Form der Einladung kommt es hier ganz besonders auf das Timing der Aussendung an.

Wird die Einladung zu früh versendet, dann wird die Antwort (RSVP) aufgeschoben und meistens nie beantwortet. Ist die Einladung zu knapp, dann haben die Teilnehmer vielleicht schon etwas anders vor oder einen Urlaub gebucht.

Übrigens meint der Begriff „RSVP“ eine aus dem Französischen stammende Schriftformel für répondez s'il vous plaît (deutsch: „Bitte antworten Sie“). Praktisch alle Einladungs-Management-Systeme basieren auf den RSVP-Stati: Eingeladen, zugesagt, abgesagt, storniert. Entsprechend des Rückmeldestatus werden dann weitere Maßnahmen, beispielsweise Nachfassaktionen, geplant.

Wir beraten Sie gern beim Timing der Aussendung, denn es macht einen großen Unterschied, ob man an einem Montag oder Freitag versendet, um 9.00 Uhr oder um 21.00 Uhr, in der Ferienzeit oder an Allerheiligen. Und Zusagen von Politikern sind nicht zu ernst zu nehmen. Eine Standardzusage lautet hier: „Wenn es der Terminkalender zulässt.“

/// Fax, Telefon oder Online-Anmeldung?

Bei festlichen Veranstaltungen wie Firmenfeiern, Jubiläen und Gala-Abenden ist die postalische Einladung immer noch die bevorzugte Form der offiziellen Einladung. Die Erfahrung zeigt, dass 98 Prozent aller Teilnehmer als Antwortoption die Webadresse auf der Einladung nutzen und sich online anmelden – selbst wenn die Optionen für Fax und Telefon angeboten werden.

Die Mehrheit der Eingeladenen präferiert somit eine Online-Anmeldung. Die potentiellen Gäste empfinden das als bequem und unkompliziert. Und der Gastgeber besitzt dadurch vollständige und lesbare Anmeldungen und spart sich unnötige Rückfragen. Mit passgenauen, auf die Veranstaltung zugeschnittenen und einfach zu handhabenden Online-Tools („Intelligente Anmeldesysteme“) aus unserem Hause behalten Sie jederzeit den nötigen Durchblick.

Auch wenn zunächst eine gedruckte Einladung versendet wurde, so erfolgen Nachfassaktionen, Reminder und Nachmeldungen – auch bei Firmenjubiläen und Gala-Abenden – immer per E-Mail.

/// Ist eine Event-Website nötig?

Von großer Relevanz ist die Frage, wie Aufmerksamkeit auf die geplante Veranstaltung gelenkt werden kann. Vielleicht ist eine maßgeschneiderte Event-Website – also eine veranstaltungseigene Homepage – eine Option? Gerade wenn breitere Teilnehmerkreise angesprochen werden sollen, ist eine attraktiv gestaltete und intuitiv zu bedienende Landing Page eine gute Wahl – gleich verknüpft mit der Möglichkeit zur Online-Anmeldung.

150 Jahre TÜV
Festakt im Haus der Kunst
Juni 2016

500 geladene Gäste mit Begleitungen. Registration Desk mit stationären und mobilen QR-Code-Scannern, Druck und Ausgabe von Name-Badges.

/// Einlassmanagement und Zutrittskontrolle

Tag X ist gekommen: Die manchmal seit einigen Monaten geplante Veranstaltung beginnt. Aufgabe ist nun die effektive Koordination und Betreuung der Gäste direkt vor Ort. Ein Zutrittsmanagement sorgt für einen reibungslosen und zügigen Check-In der ankommenden Teilnehmer. Nur angemeldeten Besuchern wird der Zutritt an speziellen, durch uns entwickelten Registration Desks gewährt. Mit jedem Check-In per Scanner oder am Registration Desk wird die Liste der anwesenden Gäste aktualisiert. In unserem Seera Check-In-Paket sind der Verleih von USB-Scannern und mobilen Scannern enthalten.

Steinway Wien
Festabend für Musikliebhaber
November 2016

Konzert in der Wiener Hofburg.